Miesiąc się kończy, a wyniki twoich podwładnych nawet nie zbliżają się do założonych targetów? Już trzeci dzień czekasz na obiecane raporty? Nie jesteś w stanie dopiąć dwóch ważnych projektów, bo ktoś ociąga się ze swoim kawałkiem i generuje wąskie gardło?

Odkładanie pracy, przeciąganie projektów w nieskończoność kosztuje firmy bardzo wiele. Zwykle idzie to w parze z unikaniem rozwoju, poprawy kwalifikacji i dbałości o zwiększanie własnej wydajności przez pracowników.

Zanim zaczniesz wytykać swoim podwładnym lenistwo, złą wolę i osądzać ich o wszystkie plagi egipskie, spróbuj na chwilę się zdystansować i zastanowić, co sam możesz w tej sytuacji zrobić.

Na początek warto odpowiedzieć sobie na pytanie jak postrzegam swoją rolę jako managera. Czy jestem jedynie administratorem, który rozdziela zadania, wymaga, a na koniec rozlicza? Czy może bardziej jestem liderem, który prowadzi, wspiera, motywuje, kieruje we właściwą stronę i zapewnia niezbędne zasoby, by podwładni mogli skutecznie realizować postawione cele?

Jako ludzie nawet bez jakiegokolwiek zewnętrznego nadzoru nosimy w sobie nieustannie jakieś wbudowane powinności, objawiają się one w naszej głowie, jako zdania rozpoczynające się od „muszę”. Dużą część energii poświęcamy zatem na realizowanie działań, które niewiele mają wspólnego z rzeczywistą potrzebą danej sytuacji, albo na tłumienie owych „muszę”, aby ich nieustannie nie słyszeć. W efekcie z czasem obniża to nasze możliwości samokontroli, czyli to, co zwykliśmy nazywać siłą woli. A to otwiera na oścież wrota dla ulegania rozpraszaczom, lękom, nałogom, pomyłkom i wszystkiemu innemu, co prokrastynację generuje. Jeżeli w pracy dochodzą do tego polecenia przełożonego typu „musisz”, efekt wyczerpania silnej woli i spotęgowania prokrastynacji może przyspieszyć, co nie będzie korzystne dla wyników organizacji.

Aby osiągnąć pozytywny skutek, komunikaty typu „musisz”, należy zastąpić postawą zrozumienia i inspirującym przekazem, który w odbiorcy wywoła określone obrazy i pozytywne uczucia, kojarzone z dążeniem i realizację ustalonego celu. Dobry manager używa raczej określeń, które wywołują zaangażowanie, a nie uległość. Potrafi złagodzić obawy, rozpoznać i zaspokoić potrzeby pracowników, niezbędne do wykonania zadania. Wszystko to minimalizuje opór przed działaniem.

Wspomniany opór pracownika może wynikać z faktu postrzegania samego siebie jako ofiary swojego szefa lub kolegów. Rozpoznanie uprzedzeń i konstruktywna rozmowa są zwykle pomocne.

Inną przyczyną oporu może być obezwładnienie w obliczu zadania. Obezwładnienie może być wywołane niewystarczającą ilością zasobów, brakiem umiejętności lub możliwości odpowiedniego zorganizowania pracy. Dostarczenie brakujących zasobów i pomoc w organizacji z pewnością przyspieszą proces, prowadzący do celu.

Odkładający działanie pracownicy, to również ci, którzy obawiają się porażki lub wręcz odwrotnie – sukcesu. Jedno i drugie może wiązać się z niekorzystnymi w ich uznaniu konsekwencjami. Jeżeli manager zauważy taką zależność, może zmodyfikować cel lub skorzystać ze swojego talentu motywowania.

Każda osoba ma swój indywidualny styl uczenia się, co wiąże się ze skutecznością odbierania jednej formy komunikacji, a mniejszym rozumieniem w przypadku innej formy. Manager powinien potrafić to rozpoznać i dotrzeć do poszczególnych podwładnych w indywidualny, właściwy dla danej osoby sposób.

Pozytywne nastawienie managera do podwładnych, jego aktywna i jednocześnie konstruktywna postawa, bezpośrednio przekłada się na zwiększoną aktywność całego podległego zespołu, dzięki czemu żadna prokrastynacja niestraszna.